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《長江日報》專訪覃兆劌:很多人需要上一堂檔案課

作者:記者李煦  編輯:鮮文濤  來源:長江日報   發佈時間:2021/01/05

今年1月1日起,新修訂的《中華人民共和國檔案法》施行。該法1987年頒佈,已修正過兩次,去年又修訂一次。

法律的修正是對部分條款進行局部、個別的修改;修訂則是對法律進行全面、整體的修改。

修訂後的檔案法從原來的6章27條擴展到8章53條,條目擴展近一倍,本報就此專訪湖北大學教授、著名檔案學家覃兆劌。在專訪進行當中,他的一位學生打來電話講述求職經歷:一家央企覺得檔案工作帶有“養老”性質,於是給其安排了很多雜事。覃兆劌搖頭:“他們需要上一堂檔案課。”

覃兆劌老師和他的“家庭檔案庫”。 記者何曉剛 攝

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檔案正在成為國家治理的基礎性力量

讀+:檔案法這次修訂主要體現在哪些方面?

覃兆劌:主要包括,新增了“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩個專章,對“法律責任”一章進行了擴充;確認了電子檔案的效力;明確規定一切社會主體享有依法利用檔案的權利,將縣級以上各級檔案館的檔案向社會開放的期限從30年縮短至25年,部分檔案可以低於25年;增加關於檔案館不按規定開放和提供利用的法律責任、公民的救濟途徑;增加了突發事件應對活動相關檔案的收集、整理、保護、利用工作機制,等等。

但是我認為,最重大的改變是總則第一條,從“為了加強對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,為社會主義現代化建設服務,制定本法”變成:“為了加強檔案管理,規範檔案收集、整理工作,有效保護和利用檔案,提高檔案信息化建設水平,推進國家治理體系和治理能力現代化,為中國特色社會主義事業服務,制定本法。”也就是説,把檔案工作上升到了國家治理體系和治理能力的高度。

讀+:檔案對於國家治理體系和治理能力有哪些作用?

覃兆劌:這是一篇大文章,我們可以先講兩個案例。

就在一年前,也就是2020年1月,俄羅斯總統普京宣佈,將建立向所有人開放的、規模最大最完整的二戰檔案館。此舉的背景,是國際上一些政治勢力指責蘇聯對二戰爆發負有責任。為此,普京先是引用了一批歷史信件來反駁,過了幾天又宣佈要建立二戰檔案館,讓那些“出於政治需要而扭曲戰爭事實”的人無機可乘。

再講一個美國案例。美國檔案學者比爾曼在《電子證據》一書中披露,1989年1月19日,里根政府在任的最後一天,美國國家安全檔案局主任提出起訴,要求總統辦事機構在銷燬電子郵件和電子文件之前,必須經過檔案部門鑑定。總統辦事機構則堅決主張自己有權直接銷燬文件。圍繞此案的鬥爭延續了好幾年,在此期間,美國國家檔案館館長曾被判“藐視法庭罪”,因為他沒有盡到保護電子文件的責任。

這兩個國外案例,足以説明檔案在國際國內政治中的作用。

近年來,各國紛紛挖掘檔案文化遺產,積極參與世界文化工程、申報國際保護項目,並以此為途徑擴大國家影響,提升國家軟權力。截至目前,我國共有13項檔案入選《世界記憶名錄》,每一件檔案文化遺產的成功入選,都成為世界矚目的文化事件。比如南京大屠殺檔案、中國西藏元代官方檔案等成功申遺,都具有重大意義和深遠影響。僑批檔案申遺成功後,國家檔案局與印度尼西亞檔案部門以此為資源依託,共同籌劃設計了“中印尼社會文化關係檔案展”,分別在北京和雅加達展出;福建省檔案館先後赴“海絲之路”沿線國家的近20個城市舉辦了僑批檔案展。這些檔案展現出的中國與“21世紀海上絲綢之路”沿線國家友好往來、相知相交的歷史,是國際制度創制和實施過程中必不可少的推進力量。

令人欣喜的是,我國各方面越來越重視檔案、善用檔案。“和平方舟”號醫院船是中國首艘專業大型醫院船,自2008年交付中國海軍投入使用以來,已經遠赴他鄉完成了十餘次人道主義醫療服務。其間,海軍檔案館派出檔案人員隨艦出海,收集到了大量珍貴的文字、音像和實物檔案,以檔案獨有的形式記錄下了中國的人道主義活動。

至於經濟、文化、科技等方面,檔案的作用就更大了,這方面案例數不勝數。總的來説,檔案對於一個國家的政治自信與制度自信、 社會秩序與法制建設、組織內控與社會責任、經濟建設與科技創新、人民生活與民生事業、社會信用與信任和諧、文化建構與價值傳承、國際關係與國家魅力,都具有非常大的影響。

真正要把企業做好 檔案工作就很重要

讀+:那麼,在企業層面,檔案又有什麼作用?

覃兆劌:不少企事業單位還在把檔案室看成養老院,沒有意識到檔案是內部控制的重要工具,也是證明自己、保護自己的有力工具。有的單位,幾百萬元的佔地補償款未見合同、收據,還有的企業把檔案室修得很漂亮,設備都是新的,可是我要求調出大樓設計圖紙的時候,卻半天也調不出來,這麼重要的基礎性檔案都沒有,可見檔案工作成了擺設。

有些快速成長的企業,眼盯着前方,拼命地奔跑,很少人想到,記錄也是成長的一部分。財經作家吳曉波曾經吐槽一家著名互聯網公司:“它的檔案管理可以用糟糕兩個字來形容,很多原始文件沒有被保留下來,重要的內部會議幾乎都沒有文字記錄。……靠電子郵件來管理,很多歷史性的細節都分散於參與者的記憶和私人郵箱裏。……很多重要的場合沒有留下任何影像——無論是照片還是視頻。”

其實,正如萬向集團董事局主席魯冠球所説,如果“企業做一天算一天,無所謂檔案工作,而真正要把企業做好,檔案工作就很重要”。根據我調研的經驗,有些企業因為檔案問題吃了虧,此後就非常重視檔案。

每個家庭也應有自己的“家庭檔案”

讀+:檔案對個人的影響也越來越大,已經超越了傳統的升學、婚姻、買房等等,當我們免押掃碼開共享單車的那一瞬間,其實“遠方”已經讀取了我們的信用檔案。

覃兆劌:我高考那年,班上有位很優秀的女同學,是我們松滋縣的狀元,就是因為“檔案丟失”,只能進入一所很不理想的學校,她受到很大刺激,後來不幸自殺。我之所以投身檔案專業,與這件事產生的“檔案印象”有很大關係。

研究檔案這麼多年,特別是受有關部門委託,為科學家建立學術人生檔案的經歷告訴我,越是有文化、有知識的人,越是重視檔案。

得益於檔案研究工作,我也建立了家庭檔案。家庭檔案是對家庭記錄的結構化,是對家庭憑證信息的合目的控制,可謂之家庭“健腦”工程。我的書房裏有一個專門書架放了不少檔案盒,作了簡單的分類,在提升效率、維護權益、鞏固情誼等方面,家庭檔案的管理給我帶來的好處很實在。

平日因為教學、科研和專業活動文件均妥善保存,所以填表、總結盡得其便;因為保存有學術手稿,在注引核對、選題研究方面獲益多多。

有一次因公務急着出門,臨出發發現車鑰匙丟了,急啊,但有檔案,一索“車輛管理”,備用鑰匙拿了就走。

因為保存有數十年的學生名冊,在師生情誼方面更如往昔,收到學生問候,回一張他當年記錄,對方都相當感動,覺得老師記得自己、珍惜弟子。為聯繫學生實習和工作,也發揮了不少作用。

這是一種檔案意識和檔案習慣,更是一種行為方式。我認為,一個社會屬性的人,應該有自己的檔案意識;一個家庭,也應該有自己的家庭檔案。


“檔案”是一種意識

參觀覃兆劌教授的“家庭檔案庫”,是一個思維條理化的過程。

比如,請他找出某位學生當年寄來的賀年片,他略一思考,就從架上取下一個文件盒,裏面果然都是學生的記錄。

祕訣在於文件盒上的編碼“QW2”——Q代表“情感世界”,其中又分N和W兩個子目錄,N是“內”,包括家庭、家族和自己;W是“外”,指外部社交,下又分1234,1是師長同行,2是學生,3是同學同鄉,4是各種名片。

他把自己這套簡單的編碼系統打印在一張紙上,各種需要留存的家庭記錄源源而來,他只需按圖索驥,投入相應的文件盒即可。

不難想象,今天《長江日報》對他的報道,會進入MW文件盒。M代表“媒體反映”,W代表外部媒體;相應的還有一個MX文件盒,那是“校內媒體”。

他把打印了編碼系統的紙送我一張。當天回去後,我發現自己開始清理電腦桌面,那上面密密麻麻的圖標被我“幹掉”了將近一半,有了一點成就感。

按照覃兆劌的理論,“檔案”不是一個個文件夾,而首先是一種意識,然後是一種行為,最後是一種控制關係。家庭檔案,就是對家庭文件、家庭記錄的有意識地控制。

在採訪中,覃兆劌舉了不少例子,來説明建立家庭檔案對家庭的好處;國家有國家的檔案,單位有單位的檔案,家庭有家庭的檔案,我們每個人,能管理好、控制好自己的家庭檔案、個人檔案,那也算是小有成就了。


 原創“檔案雙元價值觀”蜚聲海外

公元前206年,劉邦攻克咸陽,建成才十幾年的大秦帝國土崩瓦解。此時,“諸將皆爭走金帛財物之府分之”,可是蕭何卻盯上了秦朝檔案,“獨先入收秦丞相府圖籍藏之”。掌握了“大秦數據庫”的劉邦變身“知識富豪”,那些户籍、地形、法令文書,令他“得具知天下厄塞、户口多少、強弱之處”。

後人評價:“蕭何入秦,收拾文書。漢所以能制九州者,文書之力也。”

兩千年過去了。

光緒二十五年,也就是1899年,在二十世紀的門檻上,根據李鴻章的意見,一次性銷燬了四千五百餘捆檔案:“查庫內恭存硃批紅本,歷年存積,木格已滿,……除自光緒元年起至二十四年止正副各本,無論已未黴爛,概行分別存貯,用備將來查考外;其遠年新舊各本及新舊記事檔簿……一併運出焚化。”

這個已經到了末路的王朝,給自己設定的“文件保存期”居然只有25年。

在覃兆劌看來,從蕭何奪檔到李鴻章燒檔,看似矛盾的行為背後,有着同一個邏輯。

覃兆劌,國家檔案局首批全國檔案專家暨檔案學理論研究領軍人才,教育部檔案學科教學指導委員會委員,國家自然基金委重大儀器項目檔案評審專家,工信部高技術項目成果驗收檔案專項評審專家。他原創的“檔案雙元價值觀”理論在海內外具有廣泛學術影響。

雙元價值觀認為,檔案具有工具價值和信息價值,前者強調控制、監督、安全、保密,後者強調適時充分的發掘、傳播、展示、分享;檔案事務的合理與系統均衡,檔案封閉與開放的恰到好處,是檔案事業的最佳形態。

在古代社會,檔案屬於皇室的私有物,其價值主要認為是工具價值——權威的政治威懾力和對人、財的控制作用,故基本上處於封禁狀態,在人們眼中實為神祕之物。正是在這種價值取向支配下,古代檔案工作體現了濃重的以控制為理念的神祕色彩,從“天府”“宗廟”“中”“禁中”“中祕”“祕書”“禁室”“藏室”“神諭閣”等古代檔案詞語就可看出。

蕭何奪檔,奪的是工具;工具廢舊了就沒用,還佔地方,於是被李鴻章燒掉。工具價值觀支配下的檔案,只會神祕地產生,悄悄地消失。其朝代近者被嚴密封存於“石室金匱”,而“遠年案卷,總不出焚燬之一途”。

時代畢竟在進步,幾年後當張之洞也要處理一批舊檔的時候,羅振玉及時進言勸阻;這批保留下來的清朝內閣檔案,幾經輾轉演變,最後和殷墟甲骨、居延漢簡、敦煌藏經一起,並稱為20世紀中國四大史料發現。

覃兆劌結合案例探討了檔案作為管理方式和管理對象參與國家治理的地位和作用。

只有先進的知識分子和先進的組織,才會明白檔案中藴含的寶貴信息價值。1931年,瞿秋白為中共中央起草了《文件處置辦法》。這份中共最早的檔案文件管理規定共7條,僅1200餘字,但其中藴含文書檔案管理的重要理念,包括分類編號、存儲檢索、資源建設、安全防範和規範標準。文件末尾,瞿秋白特地寫了一條“總注:如可能,當然最理想的是每種二份,一份存閲(備調閲,即歸還),一份入庫,備交將來(我們天下)之黨史委員會”。

1956年4月16日,國務院公佈《關於加強國家檔案工作的決定》:“國家的全部檔案,包括中華人民共和國成立以來各機關、部隊、團體、企業和事業單位的檔案,中華人民共和國成立以前的革命歷史檔案和舊政權檔案,都是我國社會政治生活中形成的文書材料,都是我們國家的歷史財富。”

2021年1月1日起,修訂後的《中華人民共和國檔案法》施行,其第三條規定:“堅持中國共產黨對檔案工作的領導。”

 

資料 《世界記憶名錄》裏的13項中國檔案

聯合國教科文組織於1992年發起了“世界記憶工程”項目,截至目前,我國已有13項檔案入選《世界記憶名錄》,它們是——

1.《中國傳統音樂錄音檔案》

2.《清代內閣祕本檔》

3.《納西東巴古籍》

4.《清代科舉大金榜》

5.《清代樣式雷圖檔》

6.《本草綱目》

7.《黃帝內經》

8.《中國西藏元代官方檔案》

9.《僑批檔案》

10.《南京大屠殺檔案》

11.《甲骨文》

12.《近現代蘇州絲綢樣本檔案》

13.《清代澳門地方衙門檔案(1693年至1886年》


原文鏈接://cjrb.cjn.cn/html/2021-01/05/node_12.htm

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